REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR

amendé par l'Assemblée Générale selon le Statut

PRINCIPES

a) Représenter les intérêts des divers Instituts et Associations d'urbanistes nationaux établis dans les pays représentés dans le Conseil de l'Europe.

b) Représenter, par l'intermédiaire de leurs Instituts et Associations, les intérêts des urbanistes exerçant leurs activités dans les secteurs public, privé et universitaire.

c) Mettre au point une structure qui soit nette, simple, économique et efficace propre à faciliter le déroulement des travaux et la prise des décisions requises.

d) Assurer la continuité et la représentation autorisée des divers Instituts et Associations, compte tenu du fait que certains présidents ne sont nommés à la tête de leur institut ou association que pour un an.

2. STRUCTURE

a) LE CONSEIL EUROPEEN DES URBANISTES est composé de deux représentants par Institut ou Association. Il est dirigé par un président. Lorsqu'ils procèderont à la nomination des représentants, les Instituts et Associations seront encouragés à les choisir de manière à représenter les intérêts de leurs propres membres exerçant dans les secteurs public, privé et universitaire. La période pour laquelle les délégués sont nommés est à la discrétion de l'Institut ou l'Association.

b) LE COMITE EXECUTIF, dénommé Conseil d'Administration dans les statuts, comprend les administrateurs, c'est-à-dire le président, le premier vice-président (pendant la première année du mandat du Président), le Président-élu (pendant la deuxième année du mandat du Président), deux seconds vice-présidents au moins, le secrétaire général et le trésorier. Il est dirigé par le Président. Les administrateurs outre le Président est élu pour une période de trois années et sont rééligibles. Le Président est élu pour un terme de deux années et il est rééligible. A chaque renouvellement, le Comité Exécutif recherchera avec les délégués la meilleure formule qui implique, autant que faire se peut, une présence assez longue des délégués au Conseil Européen des Urbanistes pour assurer la continuité dans les meilleures conditions.

c) Les GROUPES DE TRAVAIL ne peuvent être établis que pour s'occuper des tâches spécifiques. Chaque Institut et Association peut envoyer un représentant pour siéger à chaque groupe de travail choisi parmi les représentants au Conseil ou d'autres représentants. La période pour laquelle les délégués sont nommés est à la discrétion de l'Institut ou l'Association.

3. RESPONSABILITES ET DELEGATION DE POUVOIRS

a) Le Conseil est à la fois un organe de prise de décisions et de travail. L'approbation du Conseil est nécessaire pour l'amendement des Statuts, de l'Accord et de la Déclaration Internationale et de ses Annexes et du règlement d'ordre intérieur, pour l'adoption de nouvelles Annexes, l'élection des membres du Comité Exécutif, l'adoption du budget et des souscriptions, l'admission de nouveaux membres, la démission des membres et l'adoption des déclarations de politique générale au nom du Conseil.

b) Le Comité exécutif est pleinement habilité à agir dans les limites du mandat convenu et du budget approuvé.

c) Le r'le du Comité exécutif est:

(i) D'encourager et d'organiser les affaires du Conseil.

(ii) De prendre l'initiative sur des questions administratives et constitutionnelles, y inclus le budget et l'admission de nouveaux membres, et la résolution des conflits.

(iii) De préparer le travail du Conseil et d'y faire des recommandations.

(iv) De superviser les groupes de travail, de leur donner les directives, de recevoir les résultats de leur délibérations, et d'assurer qu'ils ont des programmes effectifs auxquels ils adhérents.

(v) De représenter le Conseil quand cela s'avère nécessaire.

(vi) D'organiser les modalités du débat lors du renouvellement et de proposer la liste des pays et les membres correspondants du futur Comité Exécutif à la réunion du Conseil précèdent celle du vote afin de faciliter le débat et de permettre la meilleure application des principes de la présidence tournante et de l'équilibre géographique.

d) Le Président peut accepter des propositions entre les réunions, sauf celles qui sont précisément réservées au Conseil et en faire un rapport à la prochaine réunion du Comité Exécutif.

e) Sauf pour des questions qui sont spécifiquement déléguées, les groupes de travail élaborent les propositions devant faire l'objet d'un vote au Comité exécutif et au Conseil en vertu des principes convenus.

4. ELECTION DU COMITÉ EXECUTIF

section remplacée par le SYSTÈME ÉLECTORAL en annexe

5. REUNIONS

a) Le Conseil se réunit deux fois par an, d'une part pour une réunion de printemps (l'assemblée générale ordinaire) et d'autre part pour une réunion d'automne. Les présidents des Instituts et Associations qui ont souscrit à l'Accord et Déclaration Internationale seront invités à assister à la réunion d'automne. Les réunions du Conseil s'étendront sur au moins trois demi-journées.

b) Le Comité Exécutif se réunit immédiatement avant ou après chaque réunion du Conseil. Des réunions supplémentaires du Comité Exécutif peuvent être organisées dans l'intervalle entre les réunions du Conseil, si nécessaire.

c) Le lieu des réunions est décidé chaque année. Le conseil se réunira de préférence à Bruxelles mais lors de circonstances exceptionnelles et sur recommandation du Comité Exécutif, le Conseil pourra se réunir n'importe où dans l'Europe à condition qu'il y ait une accessibilité raisonnable pour toutes les organisations membres.

6. VOTES

a) Aux réunions du Conseil, une voix sera attribuée à chaque Etat membre. Les membres correspondants n'ont pas de voix.

b) Une majorité de trois quarts des voix est nécessaire pour les décisions du Conseil en ce qui concerne les amendements aux statuts, l'admission d'un nouveau membre ou la radiation d'un membre. L'Assemblée ne pourra valablement délibérer sur ces décisions que si les des membres sont présents ou représentés. Une majorité simple des suffrages exprimés est requise pour toutes les autres décisions du Conseil. Pour cette décision l'assemblée est valablement constituée, quelque soit le nombre de membres présents ou représentés.

c) Aux réunions du Conseil, un seul représentant de chaque Institut ou Association peut voter au nom dudit Institut ou de ladite Association. En cas d'absence des deux délégués, l'Institut ou l'Association peut transmettre à un autre membre du Conseil une procuration de vote. Voter in absentia sur des points à l'ordre du jour d'une réunion du Conseil n'est admis que si une déclaration écrite d'intention de vote est dans les mains du Secrétaire général avant que le Conseil ne traite le point concerné de l'ordre du jour. Il est aussi possible de voter par procuration si le Secrétaire général reçoit une justification écrite de la nomination du chargé de procuration avant que le Conseil ne traite le point concerné de l'ordre du jour.

d) Toute modification d'une proposition concernant une question financière doit être présentée par écrit si un membre de l'assemblée estime que cela est nécessaire pour garantir une bonne compréhension.

e) Aux réunions du Conseil, les scrutins auront lieu à bulletin secret, sur cinq points importants, à savoir:

• les questions touchant l'existence même du CEU
• l'admission ou l'exclusion d'un membre
• la composition et l'élection du Comité Exécutif
• l'élection des tous les administrateurs du CEU

Les scrutins sur les autres décisions seront à main levée.

f) L'équipe de trois scrutateurs sera constituée en choisissant dans l'ordre trois Présidents d'honneur, le Président en exercice et le Secrétaire général; les scrutateurs sont responsables d'assurer le respect de la procédure.

g) Au Comité Exécutif, chaque membre du Comité a une voix et une majorité simple est requise pour toutes décisions. En l'absence d'un membre du Comité, il peut désigner par écrit un autre membre du Comité pour le représenter. La moitié des membres présents au Comité en personne ou représentée par procuration constituera le quorum.

h) Le Président, lorsqu'il siège à la présidence du Conseil ou du Comité Exécutif, détient une voix prépondérante.

i) Les membres du Comité Exécutif peuvent assister aux réunions des groupes de travail sont membres de droit. Il n'est pas prévu la nécessité de voter aux réunions des groupes de travail.

7. LA PRÉPARATION DES RÉUNIONS DU CONSEIL

a) Les ordres du jour des réunions du Conseil seront rédigés par le Comité Exécutif. Les points à discuter seront indiqués et appuyés si nécessaire de notes, de rapports et de propositions détaillées.

b) Chaque ordre du jour comportera au moins les points suivants:

(1) une liste de tous les points à discuter (sous réserve de modifications mineures)

(2) le procès-verbal de la dernière réunion du Conseil (ne sera pas relu pendant la séance)

(3) le procès-verbal de toute réunion du Comité Exécutif entretemps ou un rapport présenté par le Président, à titre d'information et d'explication seulement

(4) questions financières (rapport du Trésorier)

(5) dates à retenir pour les deux réunions suivantes du Conseil (date et lieu).

c) Le compte rendu de l'année précédente jusqu'au 31 décembre et le budget de la prochaine année doivent être soumis à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire de printemps.

d) Chaque année, lors de l'assemblée générale ordinaire, le Comité Exécutif sera tenu de faire rapport sur les mesures qu'il aura prises pour achever le but de réunir dans son sein un membre associé au moins par état membre. L'ordre du jour portera chaque année la mention que le but est exécuté ou qu'il est en voie d'exécution.

e) L'ordre du jour d'une réunion du Conseil sera diffusé par le Secrétaire général un mois au moins avant la réunion.

8. DISTRIBUTION NORMALE DES AFFAIRES LORS DES RÉUNIONS DU CONSEIL

a) Lors des réunions du Conseil, les affaires seront traitées en trois parties:

(i) les questions internes d'ordre administratif et politique

(ii) les échanges professionnels et les débats autour de la politique à adopter en matière des enjeux de l'urbanisme

(iii) des contributions exceptionnelles d'intérêt professionnel, présentées peut-être par des invités de l'extérieur.

b) Un temps considérable sera consacré aux échanges professionnels et au débat concernant la politique à adopter pendant lequel tous les membres du Conseil auront le droit de prendre la parole. Le temps de parole dont disposera chaque orateur sera indiqué par le Président avant la discussion, afin de répartir le temps équitablement. Le temps de parole sera éventuellement plus long si des documents sont présentés.

c) Lors de la réunion d'automne, les présidents des organisations membres seront invités à compléter leurs rapports annuels écrits sur des questions d'intérêt professionnel. Le président suggérera la durée des discours de façon égale.

d) En ce qui concerne des points importants pour la profession, le Président demandera aux invités de présenter leurs points de vue sur des affaires cruciales pour le CEU, les organisations membres ou la profession.

e) Les points de l'ordre du jour, non traités à la fin de la réunion du Conseil seront reportés à la prochaine réunion ou renvoyés au Comité Exécutif qui les étudiera de nouveau ou les transmettra à un groupe de travail en vue de faire élaborer un texte approprié.

9. PARTICIPATION AUX RÉUNIONS DU CONSEIL

a) Chaque Institut et Association peut nommée un représentant additionnel pour accompagner son délégué aux réunions du Conseil, soit pour une réunion spécifique, soit sur base illimitée. Tels représentants et les délégués des membres correspondants peuvent assister aux réunions et joindre les discussions mais ils n'ont pas le droit de vote.

b) Les représentants des Observateurs peuvent assister aux réunions du Conseil, sauf pendant les discussions sur leur admission. Ils n'ont pas le droit de voter et peuvent parler seulement à l'invitation du Président. Les invités peuvent assister aux réunions du Conseil et contribuer à la discussion à l'invitation du Président. Ils n'ont pas le droit de vote.

c) Si des discussions confidentielles ont lieu en séance plénière, les invités pourront être invités à quitter la salle de réunion par le Président.

d) La parole sera donnée à tous les membres du Conseil de la même façon pour toutes les organisations membres et on leur accordera le même temps. Un temps de parole plus long pourra être accordé au cours de débats organisés autour de documents de travail présentés à la réunion.

10. L'ADMISSION DE NOUVEAUX MEMBRES A PART ENTIÈRE

a) Selon la définition donnée dans l'« Accord et Déclaration Internationale » et dans ses Annexes, l'adhésion au Conseil est ouverte aux Instituts et Associations d'Urbanistes établis dans les pays du Conseil de l'Europe qui remplissent les conditions d'adhésion adoptées par le Conseil, à savoir:

(i) le but essentiel de l'Institut ou de l'Association doit être le développement et la promotion de l'urbanisme en tant que profession distincte;

(ii) l'Institut ou l'Association doit être indépendant(e), ou être en mesure de démontrer qu'il ou qu'elle y travaille, de quelle manière, et qu'il ou qu'elle le deviendra dans un délai de temps.

(iii) l'Institut ou l'Association doit fonctionner à l'échelle nationale; les associations ou instituts membres complets du CEU ont une dimension nationale/ couverture de l'espace national. Les associations ou instituts régionaux (incluant sub-national, inter-régional ou local) sont admis comme membres associés uniquement lorsque la dimension régionale est représentative d'un groupe ethnique ou linguistique différent de ceux représentés par d'autres associations du même pays ou en l'absence d'association nationale.

(iv) l'Institut ou l'Association doit démontrer que (i)-(iii) sont reconnus par des organisations qui font autorité dans l'état membre en question;

(v) l'Institut ou l'Association doit être constitué de personnes physiques et non pas de sociétés ou autres personnes morales ; les associations ou instituts membres complets du CEU sont des organisations réunissant des urbanistes professionnels dont les r'les sont définis par la Nouvelle Charte d'Athènes 2003. Les associations d'urbanistes spécialisés/ sectoriels sont admises comme membres correspondants et seront encouragées à élargir leurs critères d'adhésion pour accepter tous les urbanistes professionnels.

(vi) Les associations ou instituts, incluant d'autres membres individuels qui ne sont pas reconnus comme urbanistes (ex. étudiants, ou professionnels affiliés), organismes associés ou administratifs, ont droit au statut de membre complet s'ils peuvent démontrer que leurs objectifs coïncident totalement avec ceux du CEU, et à condition que la majorité de leurs délégués au conseil exécutif soient des urbanistes individuels professionnellement compétents.

b) Plusieurs Instituts ou Associations établis dans un seul et même état membre peuvent être admis en tant que membres pourvu qu'ils remplissent les conditions.

c) Les demandes d'adhésion sont soumises au Comité Exécutif qui détermine si les conditions d'admission sont remplies. L'adhésion officielle au Conseil a lieu pendant une réunion d'automne du Conseil qui suit l'adoption par le Conseil réuni en Assemblée Générale d'un rapport écrit du Comité Exécutif selon laquelle le candidat doit être admis comme membre du Conseil, ayant fourni la preuve qu'il remplit les conditions.

11. MEMBRES CORRESPONDANTS

a) Les instituts et les associations des urbanistes des pays membres du Conseil de l'Europe peuvent postuler au titre de membre correspondant à condition qu'ils ne remplissent pas les critères du paragraphe 11(a) ci-dessus s'ils étaient dans les Etats membres.

b) Les Instituts et Associations d'autres professions qui s'intéressent à l'urbanisme et l'aménagement du territoire peuvent postuler au titre de membre correspondant.

c) Les sociétés et les organismes collectifs ou administratifs peuvent postuler au titre de membre correspondant à condition qu'ils ne remplissent pas les critères du paragraphe 11(a) ci-dessus s'ils étaient dans les Etats membres.

d) Les membres correspondants peuvent nommer au plus 2 délégués qui les représenteront aux réunions du Conseil.

e) L'admission des membres correspondants sera seulement sur invitation directe du Conseil agissant sur recommandation écrite du Comité Exécutif.

12. STATUT D'OBSERVATEUR

a) Après avoir remis ces preuves au Comité Exécutif et en attendant l'adhésion officielle selon le processus décrit ci-dessus 10 (c), les candidats seront admis en tant qu'observateurs.

b) Les candidats qui ne remplissent pas les conditions mais qui sont capables de prouver qu'ils sont en train de prendre toutes les mesures possibles pour y satisfaire, peuvent être admis en tant qu'observateurs à la discrétion du Comité exécutif pendant une période limitée afin de leur permettre de remplir les conditions. Cette période peut être prolongée uniquement si le Comité exécutif est satisfait si des progrès importants ont été faits dans le sens des conditions d'admission, et si celles-ci seront vraisemblablement remplies avant la fin d'une deuxième période limitée.

c)  Le statut d'observateur est limité aux candidats et est accordé uniquement dans les circonstances décrites sous a) et b). Il n'est pas accordé aux associations qui de toute évidence ne pourront pas remplir les conditions d'adhésion de manière raisonnable dans un avenir prévisible.

13. DÉMISSION DES MEMBRES

a) Un membre peut être radié par le Conseil sur la recommandation du Comité exécutif s'il n'est plus en mesure de remplir les conditions d'adhésion ou si toute ou partie de sa cotisation au Conseil est resté impayé depuis six mois ou plus.

b) Les demandes de réadmission seront traitées de la même manière que les demandes d'adhésion initiales, mais un membre qui est radié pour non-paiement de la cotisation ne sera pas réadmis tant que la totalité des sommes dues n'aura pas été payée.

14. SOUSCRIPTIONS

a) Les souscriptions annuelles au Conseil sont calculées conformément à une échelle éventuellement approuvée par le Conseil à sa réunion de printemps et sont payables à compte du 15 janvier de l'année suivante.

b) Si toute (ou partie de) la souscription d'un membre reste à payer pour plus de six mois, les droits de vote de ce membre seront suspendus jusqu'à ce que la souscription soit payée, sauf si le Conseil reconnaît l'existence de circonstances exceptionnelles, et se satisfait de la promesse de paiement avant la prochaine réunion.

c) Les observateurs paient une contribution équivalente aux trois quarts de celle d'un membre comparable.

d) Les membres correspondants paieront une contribution équivalente à la plus faible catégorie de cotisation d'un membre à part entière.

e) Ces contributions et celles des membres seront calculées de base mensuelle pour la première année.

f) En l'absence d'accord nouveau, le niveau des cotisations défini pour l'année antérieure reste en vigueur.

15. SECRETARIAT

a) Le secrétariat général est responsable et assure avec efficacité la préparation de l'ordre du jour pour les réunions, la circulation des documents et les comptes rendus et le respect des dates limites convenues. Des fonds peuvent être votés pour les Instituts et Associations afin qu'ils puissent se charger des fonctions de secrétariat général à tour de r'le tous les trois ans. L'objectif est d'assurer ces fonctions d'une manière aussi ordonnée, simple, économique et efficace que possible.

b) Le lieu de résidence du Président étant souvent éloigné du lieu d'exercice du secrétariat général, il est nécessaire que le Secrétaire général transmette au Président pour accord avant diffusion tout document préparatoire aux réunions du Conseil, tout compte-rendu de réunion du Conseil, et toute correspondance extérieure établie pour le compte du Président ou en réponse à une lettre adressée au Président. De la même manière, le Président doit adresser au secrétaire général une copie pour information de toutes les correspondances qu'il aura adressées directement à des membres ou à des personnes extérieures.

c) Le siège social du Conseil est maintenu à Bruxelles et s'occupe des affaires financières du Conseil; il est également chargé de faire la liaison avec les Institutions de la Communauté européenne et a la garde des livres et documents officiels du Conseil.

d) Le siège social traite des problèmes de comptabilité en application du budget voté par le Conseil. Il traite également des relations officielles entre les Autorités belges et le Conseil. Pour ces deux objets, et en dehors de l'application de décisions courantes consignées dans un compte-rendu d'une réunion du Conseil ou d'une réunion du Comité exécutif, les responsables du siège social doivent requérir l'accord du Président avant toute action écrite, et à fortiori financière.

16. LANGUES OFFICIELLES

a) Les langues officielles et usuelles du Conseil sont l'anglais et le français, et ce principe vaut pour tous les documents, comptes rendus et publications.

b) Les documents destinés à l'usage interne sont rédigés dans les deux langues officielles.

c) Les membres du Comité exécutif peuvent dialoguer entre eux en utilisant chacun la langue qui leur est la plus facile si son interlocuteur la comprend.

d) Dans la correspondance officielle avec des personnalités extérieures au Conseil, le Président et le Secrétaire général ne peuvent utiliser que ces deux langues.

e) Si leur langue maternelle n'est ni le français ni l'anglais, ils peuvent y ajouter un texte dans leur propre langue, accompagné de sa traduction en anglais ou en français.

17. DROIT

Le Conseil est une personne morale de droit belge.

SYSTÈME ÉLECTORAL

révisé d'après les décisions de l'Assemblée générale de décembre Athènes 1998

et maintenant intégré au règlement interne

1.  Le Comité exécutif (ExCo) se compose du Président, des Vice-présidents et du Secrétaire général. Le Président représente le CEU et est responsable de l'application de la politique du Conseil définie par l'ExCo et approuvée par l'Assemblée générale.

2.  Les statuts exigent qu'un Vice-président soit responsable de la trésorerie ; qu'un Vice-président soit Administrateur belge et de nationalité belge. Le poste d'Administrateur est par conséquent toujours occupé par un Vice-président belge, à moins que le Président soit lui-même belge.

3.  Un nombre maximal de quatre groupes de travail peuvent co-exister, chacun étant présidé par un Vice-président, soit un groupe de travail par Vice-président.

4.  L'ExCo doit compter au minimum quatre Vice-présidents et au maximum six Vice-présidents. Le nombre des membres de l'ExCo peut être augmenté par décision de l'Assemblée générale.

5.  Chaque année, les membres à part entière du CEU élisent parmi eux au moins un nouveau Vice-président, par vote à bulletin secret pendant l'Assemblée générale d'automne. Chaque nouveau Vice-président élu remplace le Vice-président le plus ancien en poste, sauf si ce Vice-président vient de quitter la présidence. Dans ce cas, le Vice-président suivant par ordre d'ancienneté est remplacé.

6.  Tous les Vice-présidents sont élus pour un mandat de trois ans, à moins d'être ensuite élu Président. En présentant sa candidature au poste de Vice-président, chaque candidat doit déclarer sa volonté d'être candidat au r'le de Président, en temps utile, et présenter un manifeste ou une déclaration contenant des propositions de politiques et d'actions. Ce document (éventuellement révisé pendant le mandat) constitue la base des élections.

7.  Si le nombre de membres de l'ExCo est augmenté ou réduit, le nombre de nouveaux Vice-présidents à élire ou à démissionner doit être ajusté en conséquence.

8.  Tous les deux ans (2000, 2002 et ainsi de suite), le Conseil élit un nouveau Président parmi les Vice-présidents, par vote à bulletin secret pendant l'Assemblée générale d'automne. L'aptitude des candidats doit être appréciée par les membres de l'ExCo en se basant sur une proposition de principes de politique générale présentée par chaque candidat à l'ExCo et à l'Assemblée générale. Cette proposition est dérivée de la manifeste/ déclaration présentée pour l'élection à la vice-présidence (voir 6 ci-dessus).

9.  Le nouveau Président élu prend son mandat de deux ans un an après son élection. Il ne peut pas être réélu plus d'une fois à un mandat consécutif. Le Président sortant doit occuper un poste de Vice-président pendant au moins une année, sauf s'il ou elle a occupé deux mandats consécutifs. Lorsqu'un Président effectue un deuxième mandat, soit aucun nouveau Vice-président n'est élu pendant le deuxième mandat, ou un des Vice-présidents accepte de quitter le Comité exécutif sans avoir été candidat à la présidence.

10.  Tout membre de l'ExCo qui cesse d'être délégué de son association est remplacé par un nouveau membre élu à l'Assemblée générale d'automne suivante, et représentant si possible un autre pays.

11.  Les pays représentés à l'ExCo doivent de préférence favoriser un équilibre entre les pays du nord, du sud et du centre de l'Europe. Les candidats au poste de Vice-président doivent représenter les groupes suivants (si deux doivent être élus : un de chaque groupe ; si un seul doit être élu : faire alterner les groupes) : Groupe 1 : UK, DK, IRL, I, GR Groupe 2 : NL, D, B, F, P, E